Waarom is goede kilometerregistratie voor bedrijven belangrijk?

Bedrijven die in de transport sector actief zijn, maar ook bedrijven die installatie- en onderhoud doen bij klanten, moeten een goede registratie bijhouden van de gereden kilometers. Die zijn namelijk tot een bepaald bedrag aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Je moet hiervoor een deugdelijke administratie bijhouden. De Belastingdienst kan op elk gewenst moment een controle uitvoeren en dan moet je deze administratie uiteraard kunnen overleggen. Een deugdelijk systeem voor het registreren van deze kilometers is daarom onmisbaar.

Digitale rittenregistratie

De rittenregistratie gaat allang niet meer via een km registratie formulier zoals dat in de vorige eeuw nog heel gebruikelijk was. Er zat iemand op kantoor die al die geschreven briefjes vervolgens in de computer invoerde zodat ze verwerkt konden worden. Nu gebeurt de kilometer registratie automatisch. Via een kastje in de auto worden alle ritten geregistreerd. De gegevens hoeven alleen nog maar te worden uitgelezen en de kans op fouten is daardoor een stuk kleiner. En het gaat natuurlijk een stuk sneller. De gegevens kunnen gewoon op afstand worden uitgelezen, de chauffeur hoeft daarvoor niet eens met zijn auto naar de zaak te komen.

Kilometers doorberekenen

Niet alleen voor de Belastingdienst worden zakelijke kilometers geregistreerd. Veel bedrijven berekenen de gereden kilometers door aan de klant. Natuurlijk kun je daar Google Maps voor gebruiken, maar je kunt ook de kilometerregistratie digitaliseren. Zo weet je precies hoeveel er moet worden doorberekend aan de klant. Er ontstaat minder gemakkelijk een discussie en de gegevens zijn altijd conform de werkelijke situatie, dus inclusief mogelijk omleidingen. Voor sommige situaties is registratie verplicht. In het beroepsvervoer bijvoorbeeld moeten chauffeurs kunnen aantonen hoelang ze achter het stuur zaten. Zij moeten zich houden aan de Rijtijdenwet. Na een aantal uren rijden moet er een verplichte rustpauze worden ingelast. Deze gegevens worden gehaald uit de tachograaf, een nauwkeurige registratie van het aantal gereden kilometers en het aantal uren dat de chauffeur achter het stuur zat.

Kies voor een betrouwbaar systeem

Er zijn verschillende systemen waarmee je de kilometerregistratie voor je wagenpark kunt bijhouden. Onder andere Accredis maakt ze op maat voor hun klanten. De nauwkeurige registratie maakt de bedrijfsvoering meteen een stuk makkelijker. Je kunt de gegevens direct importeren in je boekhouding of in een Excel sheet. Op die manier heb je altijd een duidelijk en compleet overzicht van de gereden kilometers. Ook handig als je gebruik maakt van lease voertuigen,  want daarbij speelt altijd een maximum aantal kilometers per jaar een rol. Als blijkt dat de calculatie niet helemaal juist was, kun je dat soms in een lopend jaar nog aanpassen. Hiermee worden dan hoge kosten voorkomen, want extra kilometers worden tegen een fors tarief in rekening gebracht en niet verreden kilometers is natuurlijk ook zonde van het geld. Op die manier kun je dus met een goede en secure registratie van je bedrijfskilometers zelfs nog geld verdienen dan wel besparen.